Berikut ini adalah gambaran workflow industri retail farmasi yang umum diterapkan pada apotek ritel modern maupun jaringan retail farmasi, baik independen maupun waralaba. Workflow ini juga mencerminkan kebutuhan sistem dan proses yang patuh terhadap regulasi farmasi serta efisien dari sisi operasional.
1. Penerimaan dan Pengelolaan Produk Obat
Retail farmasi menerima produk obat dari distributor resmi atau principal yang telah memiliki izin edar (BPOM). Proses ini harus mematuhi regulasi terkait pengadaan dan pelacakan batch/ kedaluwarsa.
Aktivitas utama:
- Penerimaan barang berdasarkan Purchase Order
- Pemeriksaan kelengkapan dokumen (faktur pajak, izin edar, COA bila diperlukan)
- Input batch number dan tanggal kedaluwarsa
- Penyimpanan sesuai kategori (obat bebas, terbatas, resep, psikotropika)
2. Manajemen Stok dan Gudang
Obat dan produk kesehatan harus dikelola dengan akurat dan ketat, termasuk pengawasan tanggal kedaluwarsa, rotasi FIFO/FEFO, dan penempatan sesuai ketentuan penyimpanan.
Aktivitas utama:
- Pengaturan lokasi penyimpanan (gudang utama, etalase, kulkas khusus)
- Stock opname berkala
- Manajemen stok minimum & reorder point
- Penghapusan/pemusnahan barang kedaluwarsa
3. Penjualan Langsung (POS) dan Konsultasi
Transaksi dilakukan di counter atau kasir dengan dukungan sistem POS yang mencatat detail transaksi dan mengelola persediaan secara real-time.
Aktivitas utama:
- Input produk via barcode atau pencarian manual
- Verifikasi resep dokter (jika ada)
- Konsultasi dasar oleh apoteker/tim farmasi
- Cetak struk dan pengurangan stok otomatis
- Sistem loyalty customer (jika tersedia)
4. Penjualan Online & Delivery
Banyak apotek modern kini memiliki kanal e-commerce atau layanan antar untuk menjangkau konsumen lebih luas.
Aktivitas utama:
- Integrasi platform online ke sistem back-office
- Validasi pesanan dan stok real-time
- Penugasan kurir/mitra pengiriman
- Pelacakan pengiriman dan update status order
5. Konsultasi Farmasi dan Pelayanan Resep
Apoteker memiliki peran sentral dalam memastikan produk yang diberikan sesuai dan aman dikonsumsi.
Aktivitas utama:
- Review dan verifikasi resep
- Edukasi pasien (dosis, efek samping, interaksi)
- Pelayanan konsultasi atas obat OTC dan suplemen
- Dokumentasi layanan farmasi klinis
6. Retur & Pengelolaan Obat Kedaluwarsa
Produk yang rusak, kedaluwarsa, atau dikembalikan pelanggan perlu ditangani secara sistematis sesuai regulasi.
Aktivitas utama:
- Identifikasi barang retur
- Verifikasi kondisi dan alasan pengembalian
- Proses pemusnahan atau retur ke distributor
- Pencatatan dan pelaporan sesuai peraturan BPOM
7. Pelaporan dan Kepatuhan Regulasi
Retail farmasi wajib melaporkan aktivitas tertentu kepada otoritas seperti BPOM dan Dinas Kesehatan.
Aktivitas utama:
- Laporan penggunaan dan pengadaan obat golongan tertentu (psikotropika/narkotika)
- Laporan harian transaksi apotek (farmalkes)
- Dokumentasi sertifikasi tenaga kefarmasian
- Audit internal & eksternal
Pendekatan Implementasi Odoo untuk Retail Farmasi
1. Analisis GAP
Mengidentifikasi gap antara proses retail farmasi dan fitur default Odoo:
- Apakah modul POS cukup menangani regulasi farmasi?
- Apakah sistem dapat membaca dan memantau tanggal kedaluwarsa?
2. Persyaratan Fungsional & Teknis
Fungsional:
- Multi-store management
- POS dengan resep verification
- Integrasi barcode scanner & e-catalog
- Manajemen batch, serial number, expiry date
Teknis:
- Sinkronisasi offline POS
- Integrasi ke sistem BPOM/ERP distributor
- Server lokal/cloud hybrid untuk compliance
3. Persyaratan Non-Fungsional
- Skalabilitas untuk jaringan apotek
- Keamanan data medis/pelanggan
- Kompatibilitas dengan perangkat keras POS (printer, scanner, cash drawer)
4. Pemetaan Proses dengan Odoo
| Proses | Modul Odoo |
|---|---|
| Penerimaan barang | Purchase + Inventory |
| Manajemen stok | Inventory |
| Penjualan | Point of Sale + Sales |
| Layanan resep | Custom POS module with pharmacist workflow |
| Retur barang | Inventory + Return process |
| Laporan & audit | Custom Reporting + Document Management |
5. Desain Solusi
Rancangan solusi meliputi:
- Modul POS terintegrasi apoteker
- Dashboard stok kritis & kedaluwarsa
- Approval sistem untuk penjualan obat resep
- Integrasi loyalty program dan e-commerce
Ketersediaan Modul Odoo untuk Industri Retail Farmasi
Berikut ini adalah tabel fungsi masing-masing modul Odoo dalam konteks implementasi di industri retail farmasi. Tabel ini menunjukkan peran strategis tiap modul terhadap operasional, kepatuhan, dan efisiensi proses bisnis.
| Modul | Nama Teknis Modul | Fungsi dalam Retail Farmasi |
|---|---|---|
| Calendar | calendar | Penjadwalan shift apoteker, reminder stock opname, jadwal audit BPOM, atau event promosi toko kesehatan. |
| Contacts | contacts | Pengelolaan data supplier, pelanggan tetap (pasien), dan dokter rujukan. Bisa digunakan untuk segmentasi pelanggan berdasarkan kategori medis. |
| Knowledge | knowledge | Penyimpanan SOP farmasi, panduan penanganan obat, kebijakan retur, pelatihan staf baru, serta referensi cepat untuk apoteker. |
| Point of Sale | point_of_sale | Transaksi kasir untuk penjualan obat, OTC, dan alat kesehatan. Mendukung barcode, batch, expired date, integrasi resep, dan loyalty program. |
| Studio | web_studio | Kustomisasi alur POS untuk verifikasi resep, form validasi apoteker, tambahan field info medis pelanggan, atau laporan khusus farmasi. |
| Discuss | mail | Komunikasi internal antar staf apotek, broadcast informasi promo ke cabang, diskusi antar apoteker untuk verifikasi resep atau klaim produk. |
| Invoicing | account | Manajemen faktur supplier dan pelanggan, rekonsiliasi pembayaran, laporan keuangan cabang, serta pengelolaan pajak (PPN & PPh). |
| Sales | sale_management | Pengelolaan pesanan dari institusi (klinik, rumah sakit), langganan produk suplemen, serta kontrak penjualan ke pelanggan korporat. |
| Inventory | stock | Manajemen stok obat berdasarkan batch & expired date, kontrol lokasi penyimpanan (gudang, kulkas, etalase), dan pelacakan FIFO/FEFO. |
| Purchase | purchase | Pengadaan obat dan produk kesehatan dari distributor, manajemen vendor resmi BPOM, serta sistem reorder point otomatis untuk stok minimum. |
