Analisis Workflow Industri Konstruksi (General Contractor/ Developer) dengan Odoo ERP

Workflow Standar Industri Konstruksi

1. Inisiasi & Perencanaan Proyek

Pada tahap awal inilah proyek mulai dibentuk secara strategis. Kami menyebutnya fase inisiasi, di mana Bapak/Ibu menyusun ide proyek, menilai nilai bisnisnya, dan menyampaikan rencana awal kepada para pemangku kepentingan untuk mendapatkan persetujuan. Di fase ini, Odoo Project dan Documents dapat membantu mengelola dokumen feasibility study, RAB awal, dan garis besar ruang lingkup proyek secara terstruktur.

Setelah disetujui, proyek masuk ke fase perencanaan yang lebih teknis. Di sinilah roadmap, timeline pekerjaan, anggaran detail, dan perencanaan sumber daya mulai disusun. Dalam konteks digitalisasi, modul Odoo Planning, Project, dan Timesheets memungkinkan tim Bapak/Ibu menyusun jadwal, menetapkan milestone, dan membagi tugas ke dalam tahapan yang mudah dipantau oleh seluruh tim, baik dari kantor maupun di lapangan.

• Input: Permintaan dari owner / developer / tender proyek.
• Kegiatan:
  • Studi kelayakan (FS), survei lahan, dan kajian teknis awal.
  • Penentuan tim proyek, konsultan desain, dan arsitek.
  • Penyusunan anggaran kasar (RAB awal) dan timeline.
• Output: Proposal proyek, masterplan, dan TOR.

2. Desain & Perizinan

Setelah rencana proyek dikunci, langkah berikutnya adalah menyusun desain teknis proyek. Di tahap ini, tim arsitek dan konsultan akan mengembangkan gambar kerja—baik arsitektur, struktur, maupun sistem MEP. Proses ini sering kali bersifat iteratif dan membutuhkan dokumentasi terpusat. Modul Odoo Documents sangat efektif untuk menyimpan, berbagi, dan mengontrol revisi dokumen desain ini secara kolaboratif.

Bersamaan dengan proses desain, perusahaan perlu mengurus berbagai perizinan proyek seperti IMB/PBG, AMDAL, dan perizinan lingkungan. Seluruh proses dan dokumen dapat ditelusuri secara digital di Odoo, sehingga status perizinan dapat dimonitor secara real-time, menghindari keterlambatan administratif yang sering kali berdampak ke jadwal konstruksi.

• Input: Rencana proyek disetujui.
• Kegiatan:
  • Pembuatan desain arsitektur, struktur, MEP.
  • Koordinasi konsultan & revisi desain.
  • Pengurusan perizinan (IMB/PBG, AMDAL, SLF, dll).
• Output: Gambar kerja final (shop drawing), izin resmi.

3. Pengadaan (Procurement)

Tahap pengadaan mencakup proses pembelian material dan jasa konstruksi. Di sinilah pentingnya sistem pengadaan yang transparan dan efisien. Modul Odoo Purchase memungkinkan Bapak/Ibu menyusun permintaan pembelian (RFQ), membandingkan penawaran vendor, serta mengelola proses persetujuan secara digital dan akuntabel.

Selain itu, modul Odoo Inventory dapat membantu memantau stok barang, pengiriman dari vendor, hingga penerimaan barang di lokasi proyek. Dengan integrasi antara modul Purchase dan Inventory, tim lapangan dan tim gudang dapat berkoordinasi lebih baik untuk memastikan ketersediaan material sesuai jadwal pekerjaan.

• Input: Gambar teknis dan RAB detail.
• Kegiatan:
  • Pengadaan material & subkontraktor.
  • Penilaian vendor (K3, legalitas, portofolio).
  • Kontrak kerja & PO.
• Output: PO/Subcontract Agreement, jadwal pengiriman.

4. Eksekusi Konstruksi

Fase ini merupakan inti dari proyek, yaitu pelaksanaan konstruksi di lapangan. Tim pelaksana memulai pembangunan berdasarkan gambar kerja dan spesifikasi teknis yang telah disetujui. Modul Odoo Project sangat ideal untuk memecah pekerjaan menjadi tahapan-tahapan (task/subtask), menetapkan deadline, serta mencatat progres setiap hari atau minggu.

Untuk pekerjaan harian, Odoo Field Service bisa digunakan oleh mandor atau teknisi untuk mencatat aktivitas di lapangan, menyampaikan bukti kerja (foto, form inspeksi), dan menginput jam kerja secara langsung melalui perangkat mobile. Ini meningkatkan transparansi dan mempercepat pelaporan ke manajemen pusat.

• Input: Material, tenaga kerja, peralatan.
• Kegiatan:
  • Mobilisasi alat dan tenaga kerja.
  • Pekerjaan lapangan sesuai tahapan struktur (pondasi, struktur atas, arsitektur, MEP, finishing).
  • Pengawasan mutu, jadwal, dan keselamatan kerja (QHSE).
• Output: Progress report mingguan/bulanan, laporan insiden, log proyek.

5. Pengawasan & Manajemen Proyek

Selama proses konstruksi berlangsung, pengawasan mutu, anggaran, dan jadwal menjadi sangat penting. Tim manajemen proyek biasanya perlu melihat status proyek secara real-time dan memastikan tidak ada deviasi signifikan. Dengan Odoo Project dan Timesheets, manajer proyek dapat memantau efisiensi kerja dan alokasi sumber daya secara langsung.

Selain itu, modul Discuss dan Calendar di Odoo memfasilitasi komunikasi lintas divisi dan penjadwalan meeting koordinasi proyek. Dengan semua informasi terkonsolidasi dalam satu platform, pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan berbasis data.

• Input: Progress harian dan laporan site.
• Kegiatan:
  • Monitoring timeline, budget, dan mutu pekerjaan.
  • Rapat koordinasi internal dan eksternal.
  • Manajemen perubahan (change order), klaim, dan deviasi.
• Output: Laporan manajerial, revisi jadwal, laporan deviasi.

6. Pengujian & Komisioning

Setelah pekerjaan utama selesai, proyek masuk ke tahap pengujian fungsi—terutama untuk sistem MEP (listrik, air, HVAC) serta kualitas akhir finishing bangunan. Modul Odoo Field Service dapat digunakan untuk mencatat hasil inspeksi dan checklist uji fungsi, termasuk mendokumentasikan pekerjaan yang belum memenuhi standar (punch list).

Tahapan ini juga mempersiapkan dokumen komisioning yang akan diserahkan ke pemilik proyek. Semua form uji fungsi, dokumen inspeksi, dan as-built drawing dapat disimpan dalam Odoo Documents untuk memastikan kelengkapan administratif dan teknis sebelum serah terima.

• Input: Pekerjaan konstruksi mendekati selesai.
• Kegiatan:
  • Uji fungsi sistem (MEP), uji struktur, uji material.
  • Perbaikan akhir (punch list), pembersihan area kerja.
• Output: Berita acara uji fungsi, checklist komisioning.

7. Serah Terima Proyek

Ketika proyek dinyatakan selesai dan memenuhi semua kriteria, maka dilakukan proses serah terima kepada pemilik proyek. Di sini, Odoo Sign sangat bermanfaat untuk mengelola tanda tangan digital pada dokumen seperti Berita Acara Serah Terima (BAST), form checklist final, dan kontrak pelunasan.

Selain itu, seluruh histori pekerjaan dan dokumentasi proyek—mulai dari kontrak awal, progres pekerjaan, hingga dokumen akhir—tersimpan secara terpusat dalam Odoo, sehingga dapat diakses dengan mudah saat diperlukan, misalnya untuk audit atau keperluan legal di masa mendatang.

• Input: Proyek selesai sesuai spesifikasi.
• Kegiatan:
  • Penyusunan dokumen serah terima (BAST I dan II).
  • Pelatihan penggunaan untuk pemilik (user training).
  • Penyerahan dokumen as-built drawing dan manual operasional.
• Output: BAST, dokumen akhir proyek.

8. Pemeliharaan / Masa Garansi

Setelah proyek diserahterimakan, biasanya masih ada masa garansi (retensi) di mana pemilik proyek dapat mengajukan perbaikan jika ditemukan kerusakan minor. Modul Odoo Helpdesk sangat cocok digunakan untuk menerima laporan dari klien, mencatat keluhan, dan mendistribusikan tiket ke tim teknis.

Tim pemeliharaan lapangan dapat menggunakan Odoo Field Service untuk menjadwalkan kunjungan dan mencatat penyelesaian masalah. Dengan ini, perusahaan Bapak/Ibu dapat menjaga kualitas layanan pasca proyek sekaligus membangun kepercayaan untuk potensi kerjasama jangka panjang.

• Input: Proyek telah diserahterimakan.
• Kegiatan:
  • Pemantauan pasca konstruksi (retensi).
  • Perbaikan kerusakan minor selama masa garansi.
• Output: Laporan pemeliharaan & surat pernyataan bebas tanggungan.

Ketersediaan Modul Odoo untuk Industri Properti

Untuk mendukung digitalisasi proses bisnis di sektor properti baik pengembang, kontraktor, maupun agensi, Odoo menyediakan berbagai modul siap pakai yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan operasional lapangan dan manajemen perusahaan.

Modul-modul ini tidak hanya berdiri sendiri, tetapi saling terintegrasi dalam satu sistem, sehingga seluruh proses dari pemasaran unit, manajemen proyek konstruksi, pengadaan, hingga layanan purna jual dapat dikelola dalam satu platform terpadu. Berikut beberapa kategori modul yang relevan:

Modul	Nama Teknis	Fungsi dalam Industri Properti
Documents	documents	Mengelola dokumen penting seperti masterplan, gambar kerja, kontrak unit, BAST, izin (IMB, PBG), dan dokumen tender secara digital & terstruktur.
Employees	hr	Menyimpan data staf & pekerja proyek, termasuk status kontrak, posisi, dan struktur organisasi (HR administrasi properti, teknisi lapangan, dll).
Field Service	industry_fsm	Mengelola pekerjaan teknisi properti di lapangan, seperti inspeksi unit, perawatan fasum, perbaikan after sales, atau kunjungan site ke calon pembeli.
Helpdesk	helpdesk	Kanal pengaduan/respons cepat dari penghuni, pembeli, atau calon klien (complaint terhadap fasilitas, permintaan after sales support).
Knowledge	knowledge	Menyusun basis pengetahuan internal (FAQ teknis, panduan proyek, SOP site plan, prosedur after sales), mendukung pelatihan staf baru.
Sign	sign	Menyederhanakan proses tanda tangan digital dokumen penting: kontrak jual beli, MOU vendor, form perizinan proyek, atau dokumen legal lainnya.
CRM	crm	Mengelola leads dan pipeline penjualan unit properti dari tahap awal minat, kunjungan lokasi, hingga negosiasi dan penawaran.
Calendar	calendar	Menjadwalkan site visit, meeting dengan calon pembeli, agenda rapat proyek, maupun jadwal pertemuan tim marketing dan teknis.
Contacts	contacts	Menyimpan data lengkap semua pihak: pembeli, vendor, kontraktor, notaris, perbankan, dan pemangku kepentingan proyek lainnya.
Discuss	mail	Komunikasi internal antar tim proyek, finance, marketing, dan eksekutif secara langsung dalam sistem, termasuk log diskusi per proyek.
Timesheets	timesheet_grid	Monitoring waktu kerja staf proyek atau tim teknis properti untuk pelaporan jam kerja per proyek, billing, dan akuntabilitas.
Project	project	Manajemen proyek pembangunan unit (perumahan, apartemen, ruko) dengan tahapan pekerjaan (struktur, MEP, arsitektur), progress, dan deadline.
Sales	sale_management	Proses penjualan unit: pembuatan penawaran harga, sales order, jadwal pembayaran KPR/Cash bertahap, dan manajemen kontrak.
Invoicing	account	Faktur penjualan unit, pelunasan cicilan, billing ke vendor/subkon, pengelolaan pembayaran pembeli atau tagihan ke pihak ketiga.
Inventory	stock	Manajemen stok material konstruksi, peralatan proyek, hingga furniture staging untuk properti ready unit/show unit.
Purchase	purchase	Pengadaan material, jasa kontraktor/subkon, barang kebutuhan proyek & kantor pemasaran properti.
Planning	planning	Menjadwalkan tenaga kerja proyek (mandor, tukang, teknisi) atau tim marketing properti agar tidak tumpang tindih & efisien.